Surabaya – PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) (Pelindo III) menandatangani nota kesepahaman (MoU) dan perjanjian kerjasama dengan Arsiap Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk menjadi pelopor BUMN penyelenggaran kearsipan di Indonesia. Penandatangan dilakukan olehDirektur SDM dan Umum Pelindo III, Toto Heliyanto dengan Kepala ANRI Mustari Irawan dan Kepala Deputy Konservasi ANRI,M. Taufik di Surabaya, Rabu 10 Agustus 2016.
Mustari menerangkan, melalui kerja sama tersebut, Pelindo III menjadi pelopor atau pilot project pembinaan kearsipan BUMN oleh ANRI dalam sejumlah langkah manajemen program dan proyek yang terstruktur. Selanjutnya, Pelindo III akan memelopori adanya kebijakan kearsipan yang diterapkan melalui empat instrument pokok dan tiga belas prosedur standar (SOP) kearsipan. “Komitmen bersama Pelindo III menjadi wujud pembinaan, motivasi, dan kampanye kepedulian terhadap pentingnya arsip sebagai pusat informasi,” tambahnya.
Senada, Toto mengungkapkan, kerja sama ini dapat mewujudkan insan Pelindo III yang ‘sadar arsip’. “Dengan pembinaan kearsipan di Pelindo III menjadi lebih terarah dan sistematis, maka dapat dicapai ukuran standar pengelolaan arsip berdasarkan kebijakan dan ketentuan dari ANRI sebagai lembaga resmi pengelola kearsipan di Indonesia,” urainya.
Sebelumnya, Pelindo III pernah melakukan kerja sama dengan ANRI, tepatnya pada 1996. Namun seiring dengan perkembangan dan perubahan undang-undang melalui kebijakan dari ANRI, maka dipandang perlu bagi BUMN kepelabuhanan tersebut untuk melakukan pembaharuan dalam hal landasan hukum dan kerja sama melalui pembinaan oleh ANRI. Salah satu bentuk kerjasama yang pernah dilakukan Pelindo III dengan ANRI di antaranya yaitu penyusunan pedoman kearsipan pada tahun 1996 dan 2006, pembenahan arsip pada tahun 2004, penyerahan aplikasi SIKD pada tahun 2010, dan penyelenggaraan lomba kearsipan internal di lingkungan Pelindo III.\
Toto menegaskan, Pelindo III akan melakukan peningkatan berkelanjutan dengan membentuk dedicated team khusus pembina kearsipan, menambah SDM kearsipan, menyelenggarakan diklat kearsipan berdasarkan kebutuhan, membangun sistem kearsipan berbasis teknologi informasi, menyusun dan membarui pedoman kearsipan dan SOP berdasarkan peraturan perundang – undangan, serta membina dan memotivasi terhadap pentingnya arsip sebagai pusat informasi.
Untuk meningkatkan kinerja kearsipan, lanjut Toto, selain dengan penerapan teknologi informasi, manajemen Pelindo III juga menyusun keberlanjutan karir untuk para pegawai pengelola arsipnya. Langkah tersebut disambut baik oleh ANRI. “Pelindo III sudah memiliki pemahaman pengelolaan arsip yang baik, karena sudah memikirkan jenjang karir pegawai pengelola arsip. Hal ini patut diapresiasi dan diterapkan juga untuk arsiparis non-PNS di lembaga lainnya,” ungkap Mustari .
Dengan menjadi pelopor BUMN penyelenggara kearsipan, Toto berharapa, ke depannya seluruh insan Pelindo III menjadi ‘sadar arsip’ dan memiliki pusat informasi yang bisa diandalkan untuk menjadi data pendukung atas pengambilan keputusan manajerial yang cepat dan tepat sasaran.(*)
