Oleh Iman Muhammad, Head of Applications, Oracle Indonesia
KUTIPAN kalimat “Jika Anda ingin sesuatu dapat di selesaikan, mintakan kepada orang yang sibuk” tentu sangat sering didegar belakangan ini, terutama divisi Keuangan. Divisi ini menjadi sangat sibuk ditambah ketika mereka berhadapan dengan keadaan dari lingkungan bisnis yang sedang sulit saat ini.
Di bawah ini saya menyarankan beberapa prioritas yang dapat dipertimbangkan oleh pemimpin keuangan dalam menghadapi tantangan operasional perusahaan yang saat ini dialami oleh banyak organisasi:
Pertama Kesehatan dan Keselamatan
Prioritas utama tetap kepada kesehatan dan keselamatan karyawan, karena itu, sebagian besar fungsi keuangan akan berjalan dengan model kerja jarak jauh. Banyak pemimpin keuangan akan memiliki tanggung jawab tambahan sebagai anggota manajemen krisis dan tim kesinambungan bisnis, serta perlu menghadiri pertemuan kepemimpinan, dewan atau rapat umum luar biasa.
Kedua Arus Kas
Sebagian besar perusahaan akan mencari uang tunai untuk cadangan kas atas biaya operasional perusahaan untuk bertahan beberapa bulan kedepan. Pada saat ini, mereka akan mengevaluasi dan mengidentifikasi pos-pos operasional yang dapat diefisiensikan dan kemudian menghentikan semua layanan yang tidak penting dan juga yang berhubungan dengan pembayaran pajak.
Untuk menjaga hubungan, maka bagian akuntan akan sibuk berkomunikasi dengan pemasok untuk menegosiasikan perpanjangan persyaratan pembayaran. Demikian pula, bagian piutang usaha (AR) akan berusaha untuk melakukan penagihan secepat mungkin.
Dalam masa seperti ini, tingkat persediaan perlu dikontrol dengan ketat karena permintaan dan rencana pasokan harus terus dipantau dan diperbarui. Beberapa bisnis akan memiliki persediaan bahan baku yang cukup besar saat pesanan pelanggan berkurang. Atau mungkin juga persediaan bahan baku habis, bagaimanapun juga perusahaan perlu segera mengatur tingkat kesulitan dan dampaknya. Untuk memahami dan memitigasi risiko, para pemimpin keuangan disarankan untuk bekerja sama dengan rekan-rekan rantai dalam pasokan mereka.
Tiga Prediksi dan Perencanaan
Menentukan dampak langsung pada perkiraan penjualan dan biaya akan menjadi prioritas utama. Pemahaman terperinci dalam situasi yang berubah begitu cepat, membutuhkan update secara harian. Dan perlu juga di buat anggaran dan prakiraan yang baru. Proses ini akan sangat memakan waktu terutama jika dilakukan tanpa bantuan alat dan menggunakan proses praktik terbaik.
Disini perlu adanya sistem dan proses perencanaan keuangan yang inovatif untuk menghadapi keadaan seperti ini.
Sebagai contoh, salah satu perusahaan Unicorn dan pasar E-commerce terbesar di Indonesia, Bukalapak, memanfaatkan kecerdasan perangkat lunak cloud SaaS ERP dari Oracle yang terhubung untuk membuat keputusan yang tepat dengan informasi produktivitas yang akurat dan menghasilkan yang lebih baik, sehingga tim keuangan Bukalapak dapat mengolah data keuangan lebih cepat, lebih efisien, dan lebih akurat dan memakan waktu yang lebih singkat untuk mengelola akun dan menutup buku.
Keempat Perbankan dan Perbendaharaan
Memastikan dukungan bank akan sangat penting bagi sebagian besar bisnis. Perjanjian perbankan dan sejumlah instrumen keuangan akan membutuhkan negosiasi ulang.
Selanjutnya, pergerakan besar dalam mata uang dan harga ekuitas yang lebih rendah dapat menyebabkan masalah, misalnya di mana lindung nilai tidak memadai atau penilaian yang lebih rendah dapat memicu margin call atau pelanggaran perjanjian bank.
Lima Asuransi dan Kontrak
Beberapa bisnis yang berwawasan jauh akan memiliki asuransi yang diperlukan untuk mengantipasi keadaan pandemi. Namun, nyatanya sebagian besar belum melakukan itu. Tim keuangan perlu membahas hal ini untuk memahami peraturan untuk keadaan pandemic atau darurat dalam asuransi maupun kontrak lainnya (seperti kontrak sewa dan pemasok) untuk menilai dampak potensial pada arus kas.
Keenam Komunikasi
Komunikasi yang tepat waktu, jujur, dan mempertimbangkan dengan baik untuk semua karyawan, pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya adalah penting. Perusahaan terbuka (Tbk) memiliki beban tambahan untuk membuat komunikasi yang transparan dan jelas yang terkait dengan situasi yang sulit seperti saat ini.
Ketujuh Kontrol dan Tata Kelola
Di atas semua ini, para pemimpin keuangan perlu meninjau risiko terhadap lingkungan kerjanya, yaitu termasuk pengurangan staf, kerja jarak jauh, masalah sistem penunjang, yang mana semua ini akan meningkatkan risiko seputar pemisahan tugas, delegasi dan persetujuan alur kerja.
Penanggung jawab dan jadwal penugasan barunya perlu dengan segera dipublikasikan untuk menetapkan kontrol yang lebih ketat atas pengeluaran.
Bersamaan dengan semua hal ini, akan meningkatkan risiko keamanan siber dan perlunya untuk dikelola lebih lanjut. Saat ini, sudah ada laporan peningkatan phishing dan ancaman siber dari email yang terlalu mudah diklik oleh karyawan karena mereka selalu ingin mencari berita terbaru. (*)
