Jakarta – Era digital memaksa banyak perusahaan berbenah. Perusahaan tidak bisa memenangkan persaingan bila sistem operasional bisnisnya masih manual, apalagi jika aset kelolaannya banyak dan tersebar di berbagai lokasi. Kecepatan layanan dan efisiensi menjadi kunci mengarungi persaingan.
Automasi proses bisnis menjadi salah satu cara mewujudkan layanan yang cepat sekaligus efisien. Anak usaha PT Multipolar Tbk (MLPL), yakni PT Multipolar Technology Tbk menjadi salah satu mitra bagi perusahaan di berbagai sektor yang ingin melakukan automasi proses bisnis. Multipolar Technology mengembangkan dua solusi automasi proses bisnis, yakni Equipment Information Management System (EIMS) dan MailApp.
Director of Account Management FSI and Commercial Multipolar Technology, Herryyanto, menjelaskan, EIMS digagas sebagai solusi untuk mempermudah pengelolaan pemeliharaan aset perusahaan yang jumlahnya banyak dan tersebar di ratusan, bahkan ribuan lokasi, sehingga terbangun database yang terpusat secara rinci, akurat, dan terintegrasi terkait aset itu. EIMS juga akan memberikan perspektif dan pengalaman baru dalam automasi proses bisnis dengan adopsi teknologi terkini seperti artificial intelligent, IoT, dan RFID.
“Bukan hanya aset fisik seperti properti dan perangkat TI, tapi aset perusahaan yang dimaksud termasuk juga non-fisik seperti perizinan usaha, sertifikasi perangkat, dan lain sebagainya. Masalah utama yang sering terjadi, perekaman data dan monitoring-nya masih manual dan data tersebar di masing-masing PIC sehingga kemungkinan missed informasi bisa terjadi,” ujarnya dalam seminar “Grow Your Business with Office Automation” yang digelar Multipolar Technology bersama Helios Informatika Nusantara di Jakarta, Selasa, 16 Mei 2023.
Solusi EIMS juga diklaim dapat membantu perusahaan mengurangi risiko keterlambatan perpanjangan perizinan, kewajiban kontraktual, dan pemeliharaan aset yang dapat berakibat downtime atau terganggunya operasional bisnis. Jika aset semakin banyak tentu akan sulit melakukan monitor dan penjadwalan pemeliharaan secara manual. Padahal perubahan atau perpindahan aset, dan administrasi legalitasnya yang tidak dilakukan dengan baik, berpotensi mengganggu operasional bisnis, memicu kerugian finansial atau jatuhnya reputasi perusahaan, bahkan konsekuensi hukum atau penalti.
Sedangkan solusi MailApp ditujukan untuk melengkapi automasi proses bisnis yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi dokumen perusahaan. Aplikasi pengelolaan dokumen berbasis elektronik ini mempermudah pembuatan konsep atau drafting, pemeriksaan, persetujuan, pembubuhan tanda tangan digital, monitor pemrosesan, penelusuran, pencarian, serta pengarsipan dokumen. Dengan MailApp, perusahaan menerapkan paperless office dan memfasilitasi hybrid working yang menjadi tren saat ini karena dapat diakses dari mana saja dan kapan saja dengan tersedia dalam format aplikasi web dan mobile app. Dengan begitu, MailApp akhirnya merealisasikan percepatan proses bisnis serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
“Solusi ini dapat menjadi quick win dalam mempercepat proses bisnis sehari-hari perusahaan, khususnya pemrosesan dan administrasi dokumen, sekalipun melibatkan ribuan dokumen seperti surat, kontrak, memo, dan formulir setiap bulannya,” ucapnya.
Selanjutnya, agar EIMS dan MailApp berjalan optimal, Multipolar Technology bekerja sama dengan Helios Informatika Nusantara, anak perusahaan CTI Group, menawarkan on-premise server HPE ProLiant keluaran HPE. Salah satu server andalannya, HPE ProLiant DL325 Gen11, sanggup membantu perusahaan dalam meningkatkan operasional dan produktivitas sekaligus mengurangi biaya dan risiko bisnis. (*) Ari Astriawan
