Pentingnya Sistem HRIS di Era New Normal

BELAKANGAN pemerintah Indonesia mulai mempersiapkan untuk memberlakukan aktivitas new normal pasca PSBB. New normal sendiri adalah perubahan perilaku untuk tetap menjalankan aktivitas normal namun dengan ditambah menerapkan protokol kesehatan guna mencegah terjadinya penularan COVID-19.

Adapun prinsip utama dari new normal yaitu penyesuaian diri dengan pola hidup yang baru seperti melakukan aktivitas sehari-hari. Pola hidup baru yang dimaksud adalah dengan mengurangi kontak fisik dengan orang lain, menghindari kerumunan, serta bekerja, bersekolah dari rumah.

Selain itu di era new normal ini menuntut perusahaan untuk bangkit dengan cepat. Sebagian pun mungkin masih menerapkan work from home. Oleh karena itu, new normal sejatinya memicu perusahaan untuk lebih mengandalkan teknologi salah satunya adalah software HRIS.

Standie Nagadi, VP Marketing Mekari menjelaskan, pandemi ini secara tidak langsung membuat perubahan dalam operasional bisnis, di mana teknologi memiliki peran besar. Salah satunya dengan penerapan absensi onlinesebagai tolak ukur kehadiran karyawan. “Perusahaan dan karyawan dapat merasakan sendiri kemudahan absensi secara online dan automasi rekap data sebagai dasar penghitungan gaji yang dihadirkan di aplikasi HRIS, seperti Talenta. Sehingga bisa diprediksikan absensi online akan menjadi tren meskipun pandemi berakhir,” tuturnya. 

Mekari, sebagai perusahaan Software as a Service (SaaS) melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll berbasis cloud, berbagi informasi manfaat apa saja yang dapat diperoleh ketika perusahaan mengandalkan software HRIS di masa new normal.

1. Proses Onboarding

Onboarding adalah program perusahaan agar karyawan baru melakukan penyesuaian diri dan beradaptasi dengan lingkungan kerja dan budaya perusahaan. Tujuannya agar karyawan baru nyaman dan bertahan lama di perusahaan.

Talenta memiliki fitur Administrasi HR untuk melakukan proses onboarding dari awal karyawan masuk ke perusahaan. Tahapan onboarding di layanan Talenta juga dapat disesuaikan dengan regulasi yang berlaku di perusahaan.

2. Kemudahan Absensi

Saat new normal, protokol kesehatan kantor harus menjadi prioritas. Misalnya saja absensi dengan sidik jari yang rawan dengan penularan. Dengan Talenta, karyawan dapat melakukan absensi secara online. Karyawan dapat melakukan proses check in dan check out hanya melalui smartphone. Selain itu, Talenta dilengkapi dengan fitur geo-tagging dan juga selfie check-in untuk memudahkan absensi.

3. Kemudahan Mengajukan Cuti dan Lembur

Setelah work from home menjadi new normal selama pandemi COVID-19, sistem kerja ini bukan tidak mungkin akan diterapkan kembali setelah pandemi. Untuk itu, HR perlu persiapan yang baik dalam mengelola administrasi karyawan seperti pengajuan dan persetujuan cuti, izin sakit, hingga lembur.

Misalnya karyawan yang mengajukan cuti tidak perlu melalui proses birokrasi yang lama. Aplikasi Talenta memungkinkan karyawan mengajukan cuti dan lembur melalui smartphone. Karyawan dapat dengan mudah mengurus cuti dari mulai berapa lama hingga jenis cuti yang diajukan. Semua data akan terekam dalam databaseHuman Resources (HR).

4. Permudah dalam Melakukan Payroll

Dengan menggunakan aplikasi HRIS yang terintegrasi, seluruh administrasi karyawan dapat dikelola dari manapun dan kapanpun. Talenta juga memiliki sistem payroll yang terintegrasi serta terhubung dengan update peraturan yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21). Perusahaan juga dapat melakukan kustomisasi perhitungan sesuai dengan regulasi yang berlaku. (*)