Infomedia Pangkas Proses Manual Bisnis dengan Layanan Robotik Automation

Jakarta – Dewasa ini, dunia digital memperkenalkan Robotic Process Automation (RPA) sebagai salah satu teknologi yang mampu membantu perusahaan dalam mempercepat proses bisnis back-office yang bersifat berulang dan terstandarisasi seperti proses administratif kepegawaian, pencatatan keuangan, dan lainnya. Terlebih, implementasi RPA yang serba digital dan transparan juga mendukung implementasi tata kelola perusahaan yang semakin baik.

Berdasarkan Survey Global RPA yang dilakukan oleh Deloitte, adopsi teknologi RPA itu sendiri telah meningkatkan compliance sebesar 92%, memiliki 90% akurasi dan kualitas yang lebih baik, meningkatkan produktivitas hingga 86% serta mereduksi cost pada angka optimal. Dengan berbagai kelebihan tersebut, tak heran jika berbagai perusahaan saat ini berlomba mengadopsi penggunaan RPA untuk mendukung optimalisasi proses bisnisnya, dimana menurut survey Gartner terbaru, 80% organisasi akan melanjutkan bahkan meningkatkan investasinya di ranah automasi ini seiring penerapan digital pada setiap proses bisnis.

Infomedia sebagai anak perusahaan Telkom Group yang bergerak di bidang penyediaan jasa Business Process Outsourcing, juga menjadi perusahaan yang mengadopsi perkembangan teknologi digitalisasi dan automation terkini sebagai komitmen dalam meningkatkan value bagi client. Salah satu teknologi automation terdepan yang diterapkan oleh Infomedia adalah RPA dan Artificial Intelligence (AI). RPA telah diterapkan di 5 (lima) ekosistem layanan untuk mendukung terdelivernya proses bisnis perusahaan yang optimal, efektif dan efisien pada sisi client.

“RPA dapat menafsirkan, memicu, melakukan respon hingga berkomunikasi dengan sistem lainnya untuk melakukan berbagai tugas secara tepat, sehingga mampu membuat peran manusia semakin tajam dalam menyusun strategi, kreatifitas serta memiliki pola kerja yang efisienefisien,” ujar Direktur Utama Infomedia Agus Winarno seperti dikutip 11 Oktober 2022.

Kecanggihan teknologi RPA untuk melakukan berbagai tugas secara tepat, hingga berkomunikasi dengan sistem lainnya dapat dikembangkan menjadi digital workforce yang mampu beradaptasi melalui berbagai interface dan workflow hingga dapat melakukan efisiensi waktu dan man power. Bukan hanya kecepatan kinerja proses, implementasi RPA juga mampu mengurangi human error pada proses pengolahan data sehingga didapatkan data yang akurat dan tentunya transparant karena seluruh proses yang dapat dimonitor secara digital.

“Kapabilitas RPA dalam mengefisiensikan jumlah workforce, waktu kerja, serta kehandalan proses inilah yang membuat Infomedia secara giat mengembangkan dan menyematkan penggunaan teknologi RPA pada berbagai solusi digitalisasi proses bisnis yang dikelolanya,” tambahnya.

Sebut saja penerapan RPA pada proses invoicing sampai dengan delivery invoice ke customer yang diterapkan Infomedia di Telkom Divisi Business Service (DBS). Pada sistem yang berjalan di Telkom Divisi Business Service, RPA diintegrasikan dengan aplikasi eksisting untuk membantu pelanggan mengekstraksi data penagihan sekaligus menginputnya ke BPM Platform sebagai portal automasi data processing. Setelah itu RPA akan melanjutkan proses menuju tahap generate faktur pajak dan pembuatan invoice berbasis data yang telah masuk di BPM Platform tersebut.

Di tahap akhir, RPA akan melakukan proses pengiriman invoice melalui sistem kepada pelanggan perusahaan dan Telkom DBS dapat menerima report status pengiriman ini melalui BPM Platform. Efektifitas hasil yang diperoleh melalui penerapan RPA ini secara signifikan mampu memangkas waktu proses manual yang sebelumnya memakan waktu 6 hari menjadi 2 hari dengan traffic sebesar 3000 invoice.

Selain fungsi finance, RPA juga telah banyak diimplementasikan pada fungsi Human Capital Management, seperti melakukan otomasi pada proses seleksi dokumen e-recruitment. Robot dengan mudah dapat melakukan verifikasi dokumen, memilah CV kandidat yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan perusahaan dan mengeliminasi kandidat yang tidak memenuhi persyaratan. Pada operasional procurement di perusahaan pelanggan, Otomatisasi cycle proses PO.

Infomedia menangkap poin-poin yang mayoritas dirasakan oleh para pelaku bisnis, semisal dokumen yang tidak terekam dengan baik, manual dalam pencatatan, melakukan posting serta monitoring proses, maupun kebutuhan resource yang selalu bertambah seiring berkembang dimana semua telah tergantikan melalui experience digital dengan penggunaan platform, serta journaling dan memperoleh data dari berbagai aplikasi melalui RPA yang sekaligus termonitor oleh dashboard. Penerapan teknologi ini telah diimplementasikan kepada pelanggan Infomedia diantaranya Telkom Metra Group, PT Melon Indonesia, PINS, PT Metranet, PT Telkom Property serta unit finance dari Telkom Indonesia.

Berbicara RPA tidak terlepas dari teknologi automasi yang merupakan salah satu komponen utamanya. Menyambut kebutuhan tersebut, layanan SSO Infomedia yang berfokus pada pengelolaan fungsi Back Office perusahaan. Adalah solusi Shared Service Operation (SSO) yang saat ini telah mengoperasikan 11 RPA untuk menghasilkan proses bisnis back office yang lean, efisien dan handal. Layanan SSO sendiri merupakan layanan sharing resource yang memungkinkan digitalisasi proses bisnis back office dengan kualitas tinggi dengan harga yang terjangkau.

Layanan SSO Infomedia saat ini melayani 3 tower solusi digitalisasi proses bisnis pendukung yang meliputi: HR Shared Service, Finance & Accounting Shared Service dan Procurement Shared Service. Dimana pada layanan SSO ini, selain menerapkan teknologi RPA pada digitalisasi layanan back office, Infomedia juga memberikan konsultasi serta advice terkait sejauh mana RPA dapat diterapkan pada bisnis proses yang dijalankan pada perusahaan client.

Untuk mewujudkan capability RPA dengan value yang maksimal bagi pelanggan, Infomedia turut menggandeng global partner terdepan di bidang RPA yaitu “ROBOCORP” dan “UIPath”. Melalui assesment yang cukup ketat, keandalan infrastruktur dan teknologi Infomedia beserta Global Partner tersebut telah mampu memaksimalkan pengelolaan RPA yang diklaim lebih cepat serta universal. Dengan partnership ini, Infomedia membantu perusahaan pelanggan untuk dapat menerapkan teknologi RPA sesuai dengan kebutuhan dan environment yang ingin dibentuk dengan benefit value yg optimal.

“Ke depannya dalam memberikan digital experience terbaik kepada pelanggan, selain diperkuat dengan layanan deep analytics, RPA Infomedia juga akan dilengkapi dengan Robotic Operation Center (ROC) untuk dapat menangani berbagai kendala yang di alami client. Masa depan dari RPA sebagai teknologi automasi semakin terlihat jelas dapat membantu setiap perusahaan secara end to end, serta semakin efektif dengan perolehan tingkat akurasi yang nyaris sempurna, sehingga pelanggan dapat semakin fokus pada core business-nyabusiness-nya,” tutup Agus Winarno. (*)