Absensi Online Jadi Jawaban Perusahaan Hadapi Pandemi

Jakarta – Teknologi menjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi ini. Bagaimana perusahaan mengelola sumber daya manusianya menjadi sangat penting dalam melewati dan menghadapi masa pandemi Covid-19 seperti sekarang ini.

Seperti diketahui, pandemi covid-19 yang meluas dan implementasi PSBB di beberapa daerah di Indonesia, membuat banyak perusahaan sudah menerapkan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah. Kebijakan ini diambil tentunya untuk mengedepankan kesehatan karyawan, tetapi di sisi lain butuh kesiapan matang dari karyawan dan perusahaan terkait kebijakan ini.

Salah satu hal krusial saat menerapkan WFH adalah sulitnya melakukan monitor pada kehadiran karyawan. Absensi sendiri sebagai acuan kehadiran karyawan telah berevolusi dari waktu ke waktu. Beberapa karyawan yang saat ini masih aktif bekerja, mungkin pernah merasakan absensi menggunakan mesin kartu manual hingga finger print yang mayoritas menjadi andalan saat ini. Namun di masa ini, absensi manual seperti finger print menjadi tidak relevan dikarenakan karyawan bekerja dari rumah dan HR tidak memiliki basis data untuk melakukan penghitungan gaji.

Banyak perusahaan kemudian menerapkan sistem absensi melalui WA atau aplikasi pesan lainnya di grup kantor di mana proses tersebut kurang praktis dan HR masih melakukan rekapan secara manual. Dari permasalahan inilah, absensi online kemudian menjadi solusi praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan penghitungan gaji di masa pandemi.

Standie Nagadi, VP Marketing Mekari menjelaskan, pandemi ini secara tidak langsung membuat perubahan dalam operasional bisnis, di mana teknologi memiliki peran besar. “Salah satunya dengan penerapan aplikasi absensi online sebagai tolak ukur kehadiran karyawan. Perusahaan dan karyawan dapat merasakan sendiri kemudahan absensi secara online dan automasi rekap data sebagai dasar penghitungan gaji yang dihadirkan di aplikasi HRIS, seperti Talenta. Sehingga bisa diprediksikan absensi online akan menjadi tren meskipun pandemi berakhir,” tuturnya dalam keterangan yang diterima redaksi di Jakarta, Selasa (21/4/2020).

Mekari, sebagai perusahaan Software as a Service (SaaS) melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll berbasis cloud, berbagi tips bagi para HR untuk mengantisipasi masalah pengelolaan absensi selama WFH berikut ini:
 

1. Buat Jadwal dan Pastikan Karyawan Absen
   Tentukan goals bagi karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR dalam mengevaluasi produktivitas karyawan di masa WFH. Buat jadwal pasti bagi karyawan untuk mengisi worksheet tersebut untuk mendorong komitmen dan tanggung jawab atas pekerjaan. Selain itu, pastikan karyawan selalu melakukan absensi setiap harinya. Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur Live Attendance bisa jadi pilihan HR untuk mengelola kehadiran karyawan dengan mudah dimana karyawan bisa Clock in/ Clock Out menggunakan selfie dan terhubung dengan GPS. Sehingga tim HR bisa memastikan karyawan benar bekerja dari rumah.
2. Terapkan Jam Kerja Fleksibel
   Sistem bekerja dari rumah akan sangat dipengaruhi oleh latar belakang tiap karyawan. Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi bagi karyawan untuk menentukan sendiri jam kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka, asalkan diimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan atau produktivitas kerja. Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam per hari sesuai yang ditetapkan UU Ketenagakerjaan.
3. Berlakukan Sistem Shift
   Jika masih ada karyawan yang harus melakukan kegiatan operasional atau datang ke tempat bekerja, terapkanlah sistem shift atau berganti jadwal untuk menghindari penularan virus Covid – 19. Pastikan HR memberikan surat izin bekerja dan karyawan secara disiplin bekerja dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditetapkan perusahaan serta segera kembali ke rumah setelah jadwal selesai.
4. Rekap Laporan Kehadiran Karyawan
   Di masa pandemi ini, rekap laporan karyawan akan menjadi tantangan sendiri bagi HR jika kasih menggunakan mesin finger prints atau time cards. Dengan bantuan teknologi seperti Talenta, HR tidak perlu repot datang ke kantor di masa penghitungan gaji demi menarik data absensi. Fitur unggulan Live Attendance memungkinkan karyawan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Data absensi tersebut kemudian direkam secara otomatis dan laporannya dapat langsung diakses oleh HR.
   
5. Hitung Gaji Karyawan Sesuai Absensi
   Rekap kehadiran karyawan merupakan data acuan bagi HR terkait penghitungan gaji karyawan. Jika dikerjakan secara manual di masa pandemi ini, tentunya akan mempersulit proses kerja HR dan berpotensi mempengaruhi keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan. Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur payroll akan sangat membantu HR mempersingkat proses kerja karena telah terintegrasi dengan fitur absensi. Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji per bulan sudah dikalkulasikan secara otomatis. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi. Tak hanya itu, fitur Payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik full ataupun prorata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan oleh pegawai. Jika Anda juga mengaktifkan fitur Payroll Disbursement, maka pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta. (*)